ก่อนเริ่มทำงานประจำวัน จป.หัวหน้างาน ควรมีการพูดคุยความปลอดภัยอย่างไร

การพูดคุยความปลอดภัย คือ การสื่อสาร (Communication) ด้านความปลอดภัย เป็นกระบวนการถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารความคิดเห็นหรือสิ่งต่างๆที่ผู้สื่อสารต้องการให้ผู้รับสารทราบและเข้าใจรวมถึงการนำไปปฏิบัติการสื่อสารเป็นสิ่งที่สำคัญในการทำงานของงานทุกงานหากการสื่อสารดีย่อมก่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันไม่คลาดเคลื่อนซึ่งในปัจจุบันสถานประกอบกิจการมีการสื่อสารในหลายรูปแบบซึ่งการสื่อสารวิธีหนึ่งที่ดีสำหรับการสื่อสารก่อนเริ่มการทำงานประจำวันนั่นก็คือ Morning Talk 

1. การพูดคุยก่อนเริ่มงาน คืออะไร

การพูดคุยก่อนเริ่มงานประจำวัน หรือที่เราเรียกกันว่า Morning Talk เป็นการประชุมเพื่อเตรียมความพร้อม สำหรับการเริ่มการทำงานในแต่ละวัน เพื่อชี้แจง พูดคุย ในเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในแผนกนั้นๆ โดยจะใช้ระยะเวลาสั้นๆ เพียง 15 นาที โดยการทำ Morning Talk นั้น ควรพูดให้รัดกุมและให้สมาชิกในทีมเข้าใจเป้าหมายในการทำงานที่ตรงกัน ไม่ควรใช้ระยะเวลาที่สั้นหรือยาวจนเกินไป เพราะหากสั้นไป ก็อาจจะไม่สามารถจับใจความได้ และหากยาวเกินไป ก็จะเสียเวลาในการทำงานในกระบวนการต่อไป

2. หัวข้อการพูดคุยก่อนเริ่มงานประจำวัน

• กล่าวทักทาย

การกล่าวทักทาย เป็นการเริ่มการ Morning Talk ที่ดี เพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกถึงความห่วงใย และความเอาใจใส่ และ พร้อมที่จะรับฟังในสิ่งที่ จป.หัวหน้างาน จะพูดในลำดับต่อไป ยกตัวอย่างเช่น กล่าวทักทายลูกน้องก่อนการเริ่มพูดคุยว่า สบายดีไหม เช้านี้เป็นอย่างไรบ้าง เพื่อให้เกิดความเป็นกันเอง ก่อนที่จะเข้าเนื้อหาของการ Morning Talk

• พูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานและแนวทางแก้ไข

จุดประสงค์หลักของการ Morning Talk คือการแก้ปัญหาร่วมกัน เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเดิมๆ ซ้ำขึ้นอีก ซึ่งหัวหน้างาน หรือ จป.หัวหน้างาน ต้องรับฟังปัญหาของลูกน้อง รวมถึงข้อเสนอแนะและแนวทางในการแก้ไขปัญหา และการรับฟังความคิดเห็นยังเป็นการฝึกให้ลูกน้องได้คิด มีความรับผิดชอบ และเกิดความระมัดระวังในการทำงานมากขึ้น 

ในการพูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานของวันที่ผ่านมาจะทำให้ทราบถึงสาเหตุของการเกิดและวิธีการป้องกันการเกิดซ้ำไม่เพียงแต่วิธีการทำงานเท่านั้นยังรวมถึงความปลอดภัยในการทำงานด้วยซึ่งในส่วนของหัวหน้างานต้องรับบทบาทในส่วนของจป.หัวหน้างานด้วยซึ่งหากพบเห็นการกระทำที่อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุจากการทำงานของวันก่อนก็สามารถเอามาพูดคุยในการทำ Morning Talk ก่อนการเริ่มงานในวันนี้ได้เพื่อเป็นการเตือนและเน้นย้ำให้พนักงานปฏิบัติงานด้วยความระมัดระวังรวมถึงหากมีอุบัติเหตุจากการทำงานเกิดขึ้นจะได้เอามาเน้นย้ำกับพนักงานเพื่อให้เกิดความตระหนักและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำอีก 

• เป้าหมายในการทำงานวันนี้

หลังจากมีการพูดคุยถึงปัญหาในการทำงานแล้ว ก็ต้องมีการพูดถึงเป้าหมายในการทำงานของวันนี้ให้ชัดเจน เพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน และที่สำคัญ ก่อนการเริ่มงานในแต่ละวัน จป.หัวหน้างาน ต้องแจ้งเป้าหมายที่สำคัญที่สุดในการทำงาน นั่นก็คือ อุบัติเหตุต้องเป็นศูนย์ เพราะหากการทำงานจะดีแค่ไหน แต่ถ้ามีอุบัติเหตุเกิดขึ้น ย่อมไม่ส่งผลดีแน่นอน

• เรื่องที่ต้องเน้นย้ำและตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

ข้อนี้มีความจำเป็นอย่างมาก เพราะหัวหน้างานต้องปลูกฝังความคิดให้กับพนักงานทุกวัน โดยบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำงานเชิงบวก เพื่อให้เกิดความรับรู้ร่วมกันว่า เมื่อทำงานสำเร็จตามที่ตั้งไว้จะเกิดผลดีอย่างไร นอกจากนี้ต้องบอกผลเสียหากทำงานผิดพลาด จะเกิดอะไรขึ้นบ้าง โดยเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องระมัดระวังในขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอน รววมถึงเน้นย้ำในเรื่องของความปลอดภัยในการทำงาน จุดที่ต้องระมัดระวัง จุดที่ต้องทำการตรวจเช็ค และที่สำคัญต้องเน้นย้ำว่า ในการทำงานแต่ละวัน เราต้องทำงานด้วยความปลอดภัย เป็นต้น

3. ประโยชน์ของการทำ Morning Talk

การทำ Morning Talk ก่อนการเริ่มปฏิบัติงานในแต่ละวัน นอกจากเป็นการตรวจสอบความพร้อมของพนักงานก่อนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นสภาพร่างกาย การแต่งกาย ว่ามีความพร้อมสำหรับการทำงานหรือไม่ หากพบว่าพนักงานมีสภาพร่างกายที่ไม่พร้อม เช่น มีอาการเมาค้าง หรือแต่งกายไม่ถูกต้องตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย จป.หัวหน้างาน จะได้ให้แก้ไข ปรับปรุง ก่อนที่จะเริ่มการทำงาน และนอกจากที่กล่าวมา การทำ Morning Talk ยังมีประโยชน์ เช่น

• ช่วยลดปัญหาการสื่อสารของคนในทีมและองค์กร
• ช่วยให้ทุกคนในทีมรับฟังความคิดเห็นของกันและกัน
• ช่วยแก้ปัญหางานที่เกิดขึ้นจากการทำงานของวันก่อนหน้า
• สร้างความสามัคคี สร้างกำลังใจ ในการทำงานในแต่ละวัน
• เป็นการแจ้งข้อมูล ข่าวสาร ให้ทุกคนในทีมรับทราบ

สรุป

ก่อนการเริ่มทำงานประจำวันจป.หัวหน้างานต้องทำ Morning Talk ในทุกๆวันและทำให้เป็นประจำซึ่งถือว่าเป็นกิจกรรมหนึ่งก่อนการทำงานเพื่อเป็นการแจ้งข้อมูลข่าวสารเป้าหมายและเน้นย้ำให้พนักงานทุกคนปฏิบัติงานด้วยความปลอดภัยซึ่งปัจจุบันในหลายสถานประกอบกิจการจะทำการ Morning Talk และก่อนการจบการพูดคุยจะทำ KY ต่อเพื่อเป็นการให้คำมั่นสัญญาร่วมกันกับพนักงานในทีมว่าวันนี้เราจะทำงานด้วยความปลอดภัย